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Ist Ihr Standortbetrieb noch up to date?

Früher war vieles einfacher: Jedes Industrieunternehmen hatte seine eigenen Standorte und betrieb diese mit dem firmeneigenen Facility Management. Heute gestaltet sich die Landschaft vielfältiger: Neben dem traditionellen Modell existieren Multi-User-Standorte mit sehr individuellen Rahmenbedingungen. Änderungen der Nutzungsstruktur wirken sich auf den gesamten Standortbetrieb aus. Es gilt also, regelmäßig zu checken, ob das Betreibermodell tatsächlich noch alle aktuellen Anforderungen abdeckt.

Wann verändert sich die Standortnutzung?

Man kann einen Standort mit einem lebenden Organismus vergleichen, der sich ständig weiterentwickelt. Globalisierung und Digitalisierung bringen Veränderungen mit sich, außerdem können Firmenübernahmen oder -zusammenschlüsse eine komplette Neuausrichtung des Standortbetriebs erfordern. Das Gleiche gilt etwa für

  • unternehmensinterne Umstrukturierungen,
  • die Ausgliederung von Geschäftsfeldern,
  • die Einbeziehung anderer, selbstständig agierender Unternehmen,
  • die Verlagerung der Produktion an einen anderen Standort und
  • die Implementierung neuer Anlagen.

Zudem bewirken die immer strengeren regulatorischen Anforderungen, beispielsweise in den Bereichen Arbeits- und Umweltschutz, einen permanenten Veränderungsdruck. Auch gesetzliche Vorgaben oder Zertifizierungskriterien können es erforderlich machen, das Betreibermodell auf den Prüfstand zu stellen.

Warum ein neues Betreibermodell?

Jeder Industriestandort stellt seine individuellen Anforderungen an den Betreiber. Viele Unternehmen regeln das Facility Management noch komplett in Eigenregie. Doch die Aufgaben, die mit dem Standortbetrieb verbunden sind, werden stets komplexer und erfordern immer mehr Spezialwissen. Facility Management wird zunehmend zu einem wichtigen Erfolgsfaktor, bindet aber auch Ressourcen, die für das Kerngeschäft in Forschung, Entwicklung und Produktion fehlen. Wenn jedoch die FM- und Supportprozesse effizient gestaltet sind, können administrativer Aufwand und damit verbundene Kosten deutlich reduziert werden.

Im Rahmen der kontinuierlichen Prozessoptimierung kann es ratsam sein, im Bereich des Facility Managements komplett oder bei Teilleistungen mit einem externen Dienstleister zusammenzuarbeiten, um den Kosten- und Personalaufwand zu reduzieren und interne Abläufe möglichst schlank zu gestalten.

Bei einem Übergang zum Multi-User-Standort wird eine Anpassung des Betreibermodells zwingend erforderlich. Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein modifiziertes Betreibermodell bietet oft die Möglichkeit,

  • den Managementaufwand zu reduzieren,
  • operative und administrative Entlastung zu schaffen,
  • Transparenz und Steuerbarkeit zu verbessern,
  • Best Practices aus anderen Standorten zu integrieren und
  • unter dem Aspekt der Total Value Optimization die Kosten zu flexibilisieren.

Effizientes und wirtschaftliches Facility Management hilft Kosten und Ressourcen zu sparen. Lesen Sie in unserem kostenlosen Leitfaden mehr darüber, wie Sie Ihr Betreibermodell auf Erfolg trimmen können!

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Wer macht was?

Bei der Überprüfung des Betreibermodells hilft es, zuerst die drei an jedem Standort vorhandenen Rollen klar zu definieren:

  • Wer ist der Eigentümer?
  • Wer sind die Nutzer und welche Bedarfe haben sie?
  • Wer betreibt den Standort

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Betreibers sind vielfältig. Die wichtigsten sind,

  • Flächen und Services zur Verfügung zu stellen,
  • die Nutzer- und Objektanforderungen zu erfüllen,
  • Substanz und Wert von Gebäuden und Anlagen zu erhalten sowie
  • die Datenverfügbarkeit und Nachweissicherheit zu gewährleisten.

An Multi-User-Standorten werden zentrale technische Infrastrukturen in der Regel gemeinsam genutzt. Die Verantwortlichkeit für deren Betrieb muss zwingend in einer Hand liegen, schon allein um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Hier geht es zum Beispiel um zentrale Versorgungsanlagen und -leitungen für Dampf, Strom oder Druckluft. Aber auch die verschiedenen Kanalsysteme zur Sammlung und umweltgerechten Behandlung von Abwässern fallen in der Regel in diese Kategorie.

Hat das ursprüngliche Stammunternehmen des Multi-User-Standortes diese Strukturen bisher erfolgreich selbst gemanagt, würde die Fortführung dieser Tätigkeiten eine entscheidende Veränderung des Geschäftsmodells bedeuten: Das Stammunternehmen würde zum Dienstleister für seine „Gastunternehmen“. Es stellt sich die Frage, ob dies mit dem Kerngeschäft und der Unternehmensphilosophie vereinbar ist.

Das Betreibermodell muss immer auf die Anforderungen des jeweiligen Standortes und der ansässigen Unternehmen zugeschnitten sein. Deshalb sind in der Praxis die unterschiedlichsten Varianten verbreitet:

  • Ein Unternehmen betreibt den Standort mit eigenen Fachabteilungen.
  • Einzelne oder alle Aufgaben des Facility Managements werden an einen oder mehrere Dienstleister übertragen.
  • Outsourcing findet getrennt nach Hard und Soft Services, nach Kritikalitätskriterien oder Gebäudeclustern (Produktion, Labor, Verwaltung) statt.
  • Die Nutzer an Multi-User-Standorten betreiben eigene Strukturen selbst.
  • Gemeinsam genutzte Strukturen werden zentral betrieben.
  • Der Standorteigentümer ist gleichzeitig Betreiber, aber kein produzierender Nutzer.

Welches Betreibermodell ist für einen Standort optimal? Die Antwort auf diese Frage hängt im Wesentlichen von der Größe des Unternehmens bzw. Standortes, der Eigentümerstruktur, dem Bedarf der Nutzer und der Komplexität der Infrastrukturleistungen ab. Zusätzlich gilt es zu prüfen, ob ein Unternehmen das Sekundärgeschäft selbst betreiben oder sich auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren will und damit den Einsatz eines professionellen Dienstleisters als Möglichkeit sieht.

Es gibt nicht das eine richtige Modell. Ist die Entscheidung für die Zusammenarbeit mit Dienstleistern gefallen, gilt es, Qualität, Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und den Wissenszugriff abzusichern. Hierfür gibt es Parameter, die bei der Realisierung des ausgewählten Modells hilfreich sind.

Unerlässlich ist in jedem Fall, die Rahmenbedingungen für den Standortbetrieb zwischen Betreiber und Nutzern im Detail vertraglich zu regeln. Wichtige Gesichtspunkte sind in diesem Zusammenhang:

  • Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Leistungsumfang und Vergütung
  • Compliance-Aspekte
  • Administrative Aspekte
  • Behördliche Genehmigungen
  • Notfallorganisation
  • Risiko

Dabei werden natürlich die gewachsenen Strukturen innerhalb des eigenen Unternehmens berücksichtigt. Wenn Aufgaben ganz oder teilweise Dienstleistern übertragen werden, können diese Veränderungen Ängste bei den Mitarbeitern hervorrufen, die bislang mit diesen Themen betraut waren. Diesen Ängsten kann man begegnen, indem die betroffenen Mitarbeiter für andere Aufgaben im Unternehmen um- oder weiterqualifiziert werden oder indem der Dienstleister diese Mitarbeiter mit allen erworbenen Rechten und Benefits übernimmt. Bei diesen sensiblen Themen ist eine möglichst frühzeitige, transparente Kommunikation besonders wertvoll.

Wenn ein Dienstleister mit einem Aufgabengebiet auch die Mitarbeiter des Auftraggebers übernimmt, so wechseln diese zu einem Unternehmen, bei dem ihre Kompetenzen zum Kerngeschäft gehören. Damit können für die Mitarbeiter auch interessante Karriereperspektiven verbunden sein.

Ob nun Single- oder Multi-User-Standort – irgendwann stellt sich die Frage nach der detaillierten Ausarbeitung des angestrebten Betreibermodells. Welche Vorgehensweise ist am besten?

Wir empfehlen die folgenden Schritte:

  1. Wer übernimmt welche Rolle (Eigentümer, Betreiber, Nutzer)?
  2. Eigenes Facility Management oder externe(r) Dienstleister?
  3. Welches Betreibermodell eignet sich am besten für den Standort?
  4. Wer übernimmt in welchen Bereichen Verantwortung?
  5. Wie werden die Stakeholder in das Modell eingebunden?

Erfahrungsgemäß bringt eine gebündelte Vergabe von Standortservices entlang der gesamten Wertschöpfungskette erhebliche Vorteile mit sich:

  • Es ist nur eine Ausschreibung mit 3 - 5-jähriger Vertragslaufzeit erforderlich – statt vieler kleiner, projektbezogener Dienstleister-Anfragen.
  • Sie haben mit einem Dienstleister zu tun, dessen Mitarbeiter ihren täglichen Arbeitsplatz während der Vertragslaufzeit am Kundenstandort haben und damit als Teil des Standortes ein stärkeres Verantwortungsgefühl entwickeln als Mitarbeiter regionaler Dienstleister, die nur projektbezogen am Standort tätig sind.
  • Die Mitarbeiter des Dienstleisters, an den gebündelte Servicepakete vergeben wurden, arbeiten täglich am Standort, so dass Begleitung und Einweisung durch Mitarbeiter des Kunden entfallen können.
  • Bei Paketvergaben kann die Dokumentation durch die Mitarbeiter des Dienstleisters direkt im Kundensystem vorgenommen werden.
  • Es ist jeweils nur eine Monatsrechnung zu prüfen und freizugeben – statt vieler Einzelrechnungen.

Als professioneller Standortbetreiber von Industriestandorten hat Infraserv Höchst umfangreiche Erfahrung in der Betriebsführung, Planung, Errichtung sowie im Um- und Ausbau zukunftssicherer Infrastrukturen. Wir haben zahlreiche Projekte an Standorten in ganz Deutschland umgesetzt.

Wir kennen alle erdenklichen Nutzerkonstellationen und die sich daraus ergebenden Herausforderungen. Von der ganzheitlichen Steuerung und Betreuung von Standorten über die integrierte und nachhaltige Übernahme der Infrastruktur bis hin zur Erbringung einzelner Prozesse und Services unterstützen wir Sie gern dabei, Betriebsabläufe so effizient und reibungslos wie möglich zu gestalten. Durch Übernahme der Verantwortung für gebündelte Sekundärprozesse machen wir aus Kostenblöcken Erfolgsfaktoren für unsere Kunden. Wir steigern Ihre Flexibilität und Standortperformance und sorgen so dafür, dass Ihre Infrastruktur zu einem echten Standortvorteil wird.

Wenn Sie über eine Veränderung der Eigentümer-, Nutzer- oder Betreiberstruktur Ihres Standortes nachdenken, sollten Sie prüfen, welches Betreibermodell Ihnen die meisten Vorteile bietet. Welche Faktoren dabei zu berücksichtigen sind, erfahren Sie in unserem kostenlosen Leitfaden.

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Mit dem richtigen Betreibermodell Zeit und Geld sparen

Facility Management wird zunehmend komplexer – und bringt vor allem für Unternehmen immer neue, größere Herausforderungen mit sich. Dies gilt vor allem für die Betreiber der Standorte, an denen Multi-User-Modelle praktiziert werden.

Das ultimative Betreibermodell gibt es nicht. Letztendlich muss jedes Konzept individuell auf den jeweiligen Standort abgestimmt werden.

Die Übertragung von Betreiberaufgaben an externe Dienstleister bringt oft enorme Kostenersparnisse mit sich und sorgt dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Lesen Sie hier, wie Sie für Ihren Standort das optimale Betreibermodell finden können.

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