Ohne Smartphone geht gar nichts mehr
Dies oder Ähnliches dürfte so manch einer aus dem Bereich Facilities Services hinter vorgehaltener Hand gemurmelt haben, als wir 2004 das erste System zur mobilen Unterstützung der Instandhaltung einführten.
Inzwischen, so viel ist sicher, sehen die meisten Techniker und Technikerinnen das anders: „Wenn ich Spaß an Papierkram hätte, wäre ich Verwaltungsfachangestellte geworden.“ Denn inzwischen hat sich die mobile Software-Lösung auf SAP-Basis vollständig durchgesetzt und findet bei den Kolleginnen und Kollegen des Bereichs allgemeine Anerkennung.
Die Lösung hat sich allerdings seit ihrer Einführung vor 18 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Erhielt der mobile Mitarbeiter anfangs lediglich die Auftragsdaten auf sein mobiles Endgerät überspielt, konnte Meldungen erstellen und Zeitrückmeldungen erfassen, erfolgt heute der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung online. Papier kommt nur noch ins Spiel, wo die Darstellung auf dem Smartphone oder Tablet nicht sinnvoll wäre, etwa bei komplexen Schaltplänen, die für Wartungsarbeiten benötigt werden.
Die Vorteile einer mobilen Lösung für unser Servicepersonal reichen jedoch weit über die Abschaffung des Clipboards an der Arbeitsstelle hinaus. Sie reduziert Medienbrüche, verringert die manuelle Nacharbeit sowie Stornierungen von Fehlbuchungen, erhöht die Qualität der Daten und hilft, die Zeit bis zur Rechnungslegung zu verkürzen.
2017 wurde mit Ablösung der ursprünglich eingesetzten Software die zweite Stufe der Mobile Maintenance gezündet. Die neue Lösung hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber früher:
- Bei der in die Jahre gekommenen alten Lösung gab es noch keine Freiheit bezüglich der eingesetzten Endgeräte. Die neue, betriebssystemunabhängige Applikation unterliegt in dieser Hinsicht keinerlei Einschränkungen mehr. Smartphone, Tablet, PC – alles ist möglich. So kommt der User in den Genuss sämtlicher Vorteile, die er heutzutage an die Benutzerfreundlichkeit stellen darf. Spracheingabe und benutzergeführte Bedienung sind hier nur zwei der relevanten Stichworte.
- Dementsprechend konnte Facilities Services sämtliche alten mobilen Geräte durch industrietaugliche Smartphones/Tablets ersetzen. Natürlich wurden diese vor der Beschaffung mit den Technikern/innen auf Herz, Nieren und praktische Bedienbarkeit getestet.
- Für das Backend wurde eine Applikation entwickelt und bereitgestellt, die es ermöglicht, in kürzester Zeit die benötigten Formulare für Prüfergebnisse, Protokolle und anderes zu erstellen. Mit diesen können die Technikerinnen und Techniker Aufträge, Meldungen, technische Plätze und mehr bearbeiten, Daten mittels der erzeugten und bereitgestellten Belege direkt über das Smartphone erfassen und im SAP-System und einem Kundenportal zur Verfügung stellen.
Wurde dem User ein Serviceauftrag durch seinen Disponenten oder ein Direktauftrag durch den Gebäude-Servicedesk zugewiesen, bekommt er eine Push-Nachricht als Reminder sowie ein Datenpaket, das sämtliche für die Abwicklung erforderlichen Unterlagen enthält – aber eben nur die. Langes Heraussuchen, etwa der Wartungshistorie der zu reparierenden Anlage, entfällt. Und der elektronische Ordner enthält auch nur genau die Formulare, die für diese Anlage und die Abrechnung mit diesem spezifischen Kunden erforderlich sind – Verwechslungen ausgeschlossen.
Dass die Endgeräte außerdem auch noch alle Kommunikations-Funktionen eines Smartphones – wie Telefon, E-Mail und Kalender – haben, versteht sich von selbst.
